• Algemene persoonsgegevens (naam, adres, woonplaats, geboortedatum, etc.), contactgegevens (mailadres en telefoonnummer, ook van wettelijk vertegenwoordiger), medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening. Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, om uw ondersteuningsvraag te kunnen beantwoorden, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk.
• Cliënt-/relatienummer: dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.
• Burgerservicenummer (BSN): dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.
• Medische/specialistische, gedrags gerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens. Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.
• Financiële gegevens: deze gegevens vragen we alleen wanneer dit nodig is om uw ondersteuningsvraag te kunnen beantwoorden. Deze gegevens worden extra zorgvuldig verwerkt. Alleen uw directe hulpverlener heeft toegang tot deze informatie. Gegevens die door uw hulpverlener worden verwerkt, worden alleen aan andere medewerkers verstrekt als:
  • Zij tot de organisatie van Grijp, het leven behoren én
  • Zij deze gegevens voor de uitvoering van hun werk nodig hebben

Deze medewerkers vallen altijd onder directe verantwoordelijkheid van uw hulpverlener.

• Overige persoonsgegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen.Wanneer Grijp, het leven een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgen wij deze gegevens

De meeste gegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks bij een intake gesprek en wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders. Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de cliënt bij Grijp, het leven in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens

Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw (persoons)gegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarom heeft Grijp, het leven passende beveiligingsmaatregelingen genomen. Uiteraard volgen wij hierbij de wettelijke eisen en richtlijnen.

Met wie kunnen wij uw gegevens delen

• Verplichte doorgifte
  Als zorginstelling heeft Grijp het leven de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan in geval van een justitieel onderzoek.
• Samenwerkingspartners
  Als wij u ondersteunen, kan het nodig zijn dat Grijp, het leven uw gegevens, inclusief persoonsgegevens, deelt met samenwerkingspartners. Dit gebeurt op basis van een samenwerkingsovereenkomst of contract.
• Arts of specialist
  Als wij gegevens van uw (huis)arts of ander organisatie nodig hebben, dan vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Wij vertellen u dan waarom wij deze informatie nodig hebben en om welke gegevens het gaat. Pas als u schriftelijk toestemming geeft, mogen wij deze gegevens bij de betreffende arts of organisatie opvragen.
• Audits
  In verband met gestelde kwaliteitseisen kan het nodig zijn dat Grijp, het leven uw gegevens tijdens een audit, inclusief persoonsgegevens uit cliëntendossiers en/of personeelsdossiers, laat inzien door een (gecertificeerde) auditor.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking of dan op basis van de wet is vereist.

Voor het bewaren van persoonsgegevens is geen wettelijke bewaartermijn bepaald (bron bewaren-van-persoonsgegevens ).
Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Is de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan zal Grijp het leven de gegevens vernietigen.

Voor bepaalde gegevens is een specifieke bewaartermijn vastgesteld en deze zullen wij dan ook hanteren:

• fiscale boekhoud en administratieplicht; 7 jaar
• medische behandelgegevens; 15 jaar
• loonbelastingverklaringen en kopie paspoort; tot 5 jaar na einde dienstverband
• overige personeelsgegevens; max 2 jaar na einde dienstverband
• loonbeslagen; tot na opheffing
• sollicitatiegegevens; gebruikelijk is dat binnen 4 weken na procedure de gegevens worden verwijderd,
• concurrentiebeding gegevens; zolang de termijn loopt
• subsidie administraties; 10 jaar
• logfiles computersystemen en email/internet monitoring: max. 6 maanden

Wat zijn uw rechten m.b.t. de eigen persoonsgegevens

• U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG). Als u wilt weten welke persoonsgegevens Grijp, het leven van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijke aanvraag doen om uw gegevens in te zien. Wij behandelen uw verzoek binnen een redelijke termijn.
• Blijkt dat uw gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG).
• U kunt, in een aantal gevallen, vragen om uw gegevens te verwijderen of te wissen (artikel 17 AVG).
• Wilt u de (digitale) persoonsgegevens die Grijp, het leven van u verwerkt doorgeven aan een andere organisatie? Dan kunt u een beroep doen op uw recht op data portabiliteit (artikel 20 AVG).
• Ook kunt u vragen om beperking van het verwerken van uw gegevens of daartegen bezwaar maken (artikel 18 en 21 AVG)

Wilt u gebruik maken van uw rechten? Dan kunt u uw vraag sturen aan info@grijphetleven.nl 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de huidige privacyverklaring d.d. Oktober 2020 moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Privacyreglement

U kunt op deze pagina ons privacyreglement downloaden. Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens bovenaan.

Download hier het Privacyreglement Grijp het leven versie oktober 2020

Versie Oktober 2020